Зачем нужны ресурсы
Ресурс — это место или оборудование, доступное организации в ограниченном количестве. Кабинет, зал, массажный стол, аппарат и комплект инвентаря помогают учитывать, где и с чем выполняется услуга.
Справочник относится к выбранной организации. Чтобы ресурс участвовал в клиентской записи, добавьте его в требования соответствующей услуги. НаКогда проверит, хватает ли свободных единиц на нужный интервал, вместе с доступностью специалистов и рабочим временем.
Карточка задаёт название и общее количество. Требования услуги задают, сколько единиц нужно для её выполнения. Календарь хранит события, которые влияют на доступность ресурса во времени.
Список и поиск
Раздел открывается через Кабинет → Ресурсы. Вверху находятся вкладки «Места» и «Оборудование». В карточке видны название, количество, дополнительные поля с включённым выводом в список, кнопки редактирования и удаления и ручка перетаскивания.
Когда в выбранной вкладке больше пяти ресурсов, появляется поиск по названию. Если для ресурсов созданы пользовательские поля, рядом доступна кнопка «Фильтры». Поиск и дополнительные фильтры можно применять вместе; кнопка сброса возвращает полный список выбранного типа.
Места, оборудование и количество
- Места
- Кабинеты, залы, комнаты и рабочие зоны. Если помещения нужно различать в расписании, создайте отдельную карточку для каждого.
- Оборудование
- Столы, аппараты, инструменты и инвентарь. В одной карточке можно объединить взаимозаменяемые единицы: например, восемь одинаковых ковриков.
- Кол-во
- Общее число доступных единиц этого ресурса. Значение должно быть положительным целым числом; при создании предвыбрана одна единица.
Тип помогает распределять справочник по вкладкам и находить ресурс в услуге. Количество задаётся и для мест, и для оборудования. Одна карточка может объединять несколько одинаковых взаимозаменяемых единиц.
Количество показывает запас мест или оборудования. Вместимость групповой услуги задаётся отдельно полем «Максимум человек». Требование к оборудованию также задаётся явно: если на занятие нужны шесть ковриков, укажите шесть в требованиях услуги.
Создание и изменение
- Выберите вкладку «Места» или «Оборудование» и нажмите «Добавить». Тип новой карточки берётся из активной вкладки.
- Укажите понятное название и количество. Название обязательно; ноль, отрицательные и дробные количества не подходят.
- Заполните обязательные пользовательские поля, если они настроены.
- Нажмите «Сохранить» в нижней плашке формы.
Чтобы изменить карточку, нажмите «Редактировать». Название используется в справочнике и требованиях услуг. Количество определяет доступную ёмкость ресурса при подборе времени.
При несохранённых изменениях уход из формы требует подтверждения. Переключение вкладки тоже закрывает редактор: завершите изменение или отмените его перед переходом к другому типу.
Требования услуг
Требования к ресурсам настраиваются в другом разделе кабинета — «Услуги». Перейдите из «Ресурсов» в Кабинет → Услуги, откройте нужную услугу и найдите блок «Служебная информация → Требования к ресурсам».
Кнопка «Добавить пункт» добавляет строку: выберите существующий ресурс и количество единиц, нужных этой услуге. Можно одновременно указать место и оборудование.
Требование расходует доступное количество на интервал оказания услуги. Если пересекающиеся записи и события уже занимают нужные единицы, клиенту не предлагается время, на которое ресурса не хватает.
У дополнительной услуги могут быть собственные ресурсы. Если её реальная длительность больше нуля и отдельные ресурсы не заданы, на дополнительном интервале используются ресурсы основной услуги. Подробнее это разобрано в разделе «Дополнительные услуги» той же статьи.
Если услуге нужно больше единиц, чем осталось в справочнике, в её форме появляется предупреждение. Такая потребность не может быть обеспечена в клиентской записи: измените требование или фактическое количество ресурса.
Связь с календарём
В карточке ресурса нет полей часов работы или отдельных дат. Временная доступность задаётся событиями в «Календаре», а границы дня — настройками организации. При создании события выбираются связанные ресурсы и их количество.
При подборе записи учитываются рабочие интервалы, занятость ресурса, записи клиентов и события организации. Одновременно проверяется доступность нужных специалистов, включая их внешние календарные события. Свободный сотрудник не гарантирует свободный кабинет или оборудование.
Ресурсы используются и при подборе общего времени во «Вместе», когда они указаны в условиях встречи. Изменение общего количества в справочнике влияет на последующие проверки доступности.
Сортировка и удаление
Перетаскивайте карточки за кнопку с полосками справа. Порядок сохраняется внутри выбранного типа. При работе с поиском меняются позиции показанных карточек, остальные ресурсы сохраняются в общем списке.
Кнопка «Удалить» открывает подтверждение с названием ресурса. После подтверждения ресурс исчезает из действующего справочника. В этом разделе нет отдельного списка архива с кнопкой восстановления.
Удаление не подбирает замену автоматически. Если ресурс был нужен услуге, в её форме сохранённая связь будет отмечена как недоступная. Выберите замену или удалите ненужное требование; иначе услуга не сможет корректно участвовать в клиентском подборе.
Если нужен тот же ресурс под другим названием, отредактируйте существующую карточку. Это сохраняет её связь с услугами.
Заполнение с AI
Нажмите «Заполнить с AI» в списке ресурсов. В одном описании можно перечислить несколько мест и видов оборудования, указав названия и количество. Можно также приложить файл или фотографию списка ресурсов, например инвентарной ведомости. AI подготовит отдельные карточки и определит тип каждого ресурса.
После обработки появится список подготовленных предложений. Проверьте название, тип и количество — их можно исправить прямо здесь. Полную карточку добавляйте своей кнопкой «Добавить», неполную открывайте через «Редактировать». Крестик убирает ненужное предложение.
Подготовка не сохраняет ресурсы автоматически и не включает их в требования услуг. После добавления нужных карточек свяжите их с услугами в разделе «Услуги».
Что увидит клиент
Клиентский сайт записи — https://time.nakogda.ru/. У каждой организации на нём своя публичная страница с услугами; тот же виджет можно разместить на собственном сайте.
В процессе записи клиент выбирает услугу, подходящего специалиста, дату и время. Отдельного выбора «какой стол» или «какой кабинет» в этом интерфейсе нет: ресурсы проверяются по требованиям услуги.
Результат виден в доступных интервалах. Время предлагается только тогда, когда выполняются требования услуги и хватает ресурсов на нужный период. Сам список ресурсов и служебное поле «Зона студии» на этом экране не показываются.
Права и тарифы
Справочник ресурсов настраивают владелец и администратор организации. Участнику команды этот рабочий раздел недоступен; разрешение координировать события само по себе не открывает редактирование справочников.
Тариф ограничивает число карточек ресурсов в организации. Учитываются вместе места и оборудование; поле «Кол-во» не создаёт дополнительные карточки. Текущий предел можно проверить в разделе «Тарифы и лимиты». Увеличить тариф может владелец организации.
Частые ошибки
- Не видно нужного ресурса
- Проверьте выбранную организацию, вкладку «Места» или «Оборудование», строку поиска и дополнительные фильтры.
- Нет строки поиска
- Она появляется, когда в текущей вкладке больше пяти карточек. Ресурсы другой вкладки в этот порог не входят.
- Форма не сохраняется
- Заполните название, положительное целое количество и обязательные пользовательские поля. Проверьте подсказки в нижней плашке.
- Специалист свободен, но клиент не видит время
- Проверьте все требования услуги, количество ресурсов, рабочие интервалы и пересекающиеся события. Учитывается реальная длительность основной услуги и выбранных допуслуг.
- Услуга ссылается на недоступный ресурс
- Ресурс мог быть удалён. Откройте требования услуги и выберите действующий ресурс из этой организации либо уберите связь.